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档案制度(试行)

       目的:规范档案管理工作,使团委学生会档案资料得以保存传承,并使日后工作得以参考、借鉴。
       档案分类:活动记录、会议记录、人事档案、工作档案、其它档案五大类,其中活动记录包括:活动策划、活动过程、活动总结三小类;人事档案包括纳新表格、考核信息、每周之星三小类;工作档案以及其它档案收纳无法归入以上四类的档案。
一、           档案收集
       档案收集由院两委办公室进行。院两委办派人员同各个部门联系,定期收集各项档案。
1.活动记录类档案每次活动结束后一周之内总结上交,内容包括活动策划,活动过程,活动总结。要求同意A4纸打印,小四号字体,宋体,1.5倍行距,档案头标注明活动名称,活动时间,档案小类别。
2.会议记录类档案每学期初上交上学期部门会议记录。会议记录统一记录在“福州大学记录簿”上,记录簿封面标明部门及时间,如“两委办公室,2005-2006上半学年”。每次会议记录要求字迹工整,注明会议时间序号,应到人数,要求记录详实、可靠。
3.人事档案中纳新表格在每次纳新后一月内上交(主要上交纳进成员的表格);每周之星档案于“每周之星”评选结果出来之后上交。
4.工作档案类档案每学期开学后两月内上交,档案以A4纸打印,小四号字体,宋体,1.5倍行距,档案头标注明部门,工作计划/工作总结,时间。
5.其它档案视情况上交,最迟不超过两个月。
二、     档案整理
     档案收集完毕后由两委办公室统一整理,整理办法如下:
1.档案按类别整理,类别内按部门(以部门首字拼音顺序)排放,部门与部门之间以一纸条分隔,纸条上标明部门名称。
2.所有档案头皆标明“至学档X字第05XX号”,其中“05”表示学年,“XX”表示档案序号,活动记录类中活动策划标“至学档或字第A5XX号”,活动总结标“至学档活字第CXX号”。会议记录类标“ 至学档会字第XX号”。人事档案中纳新表格标“至学档人字第DX”;考核信息标“至学档人字第EX号”;每月之星标“至学档人字第FX号”。工作档案类中工作计划标“至学档工字第GX号”;工作总结标“至学档工字第HX号”。其它档案类标“至学档其字第05XX号”。
3.人事档案类中每次纳新表格按部门钉作一份作为一份档案存档。
4.归档后作档案登记,以便查阅,方法如下:登记统一用:“福州大学记录簿”,要求字迹工整四大类分有四本登记簿。分别记录:序号档案号,档案内容、所属部门存档时间。
5.档案整理完毕后按小类放入档案袋,袋面上标明类别(大类、小类),存档内容。一个档案袋存放一年该类档案。
三、   档案借阅
      为了确保档案完整,制定方法如下:
1.档案系福州大学至诚学院团委学生会内部资料,原则上不予外借。
2.  借阅档案需通过院两委办公室,不得擅自取走档案。
3.借阅人需在档案借阅簿上标明:借阅部门借阅人姓名、联系方式、档案号、借阅日期,归还后需填写归还日期。
3.借阅人需保护档案,确保档案无污点无损坏。
4.每学期末两委办公室将清算档案,并向未归还档案的借阅人催还档案,
档案保存期为四年。
 
 
 
                             福州大学至诚学院团委学生会办公室
                                            2005年11月

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